Cómo organizar una fiesta privada con éxito

Planificar un evento privado puede resultar intimidante. Al fin y al cabo, hay mucho que considerar: ¿debería empezar por crear la lista de invitados, o por fijar la fecha? ¿O debería empezar por elegir el lugar de celebración? Con tantas piezas en movimiento en la coordinación de un evento, puede ser difícil saber por dónde empezar.

La buena noticia es que la planificación de un evento privado no tiene por qué ser un factor de estrés importante en su vida. En Clique Hospitality, muchos de nuestros locales están disponibles para eventos privados o grandes cenas, y queremos eliminar el estrés del proceso de planificación. Al proporcionar hermosos espacios, comida fantástica y cócteles creativos, tenemos los recursos para ayudar a que su evento sea un éxito. Para ayudar más en el proceso de coordinación, este post detallará algunos consejos clave para la planificación de un evento privado.

1. Tenga un objetivo o meta. Antes de fijar una fecha, pensar en una lista de invitados o empezar a consultar lugares, tómese unos minutos para concretar su objetivo o meta para el evento.

El objetivo o la meta puede ser cualquier cosa. Puede ser organizar una fiesta de 50 años para tu amigo Steve, o coordinar un elegante cóctel para crear oportunidades de contacto con tus socios. Sea cual sea su objetivo o meta, dedicar unos minutos a aclarar realmente qué tipo de evento está organizando y qué espera obtener de él le ayudará en todos los pasos siguientes.

Hospitalidad en Las Vegas(Fuente: página de Facebook de Libre Mexican Cantina)

2. Decida un tema. Averiguar su objetivo o meta para un evento privado encaja perfectamente con la decisión de un tema. Decidir un tema para su evento, ya sea muy conceptual (una fiesta de cumpleaños con temática de fiesta) o bastante simple (un brunch de negocios con vestimenta de éxito), le ayudará a determinar sus necesidades de espacio. Por ejemplo, Libre Mexican Cantina podría ser el lugar perfecto para la fiesta de cumpleaños con temática de Fiesta, pero su brunch de negocios podría funcionar mejor en Bottiglia.

3. Haz un esquema de la logística. Ahora que tienes una idea de tu objetivo y del tema del evento, empieza a considerar la logística: cuántas personas quieres invitar, cuáles podrían ser las fechas potenciales y qué tipo de servicios podrías necesitar. Esto te ayudará a encontrar posibles espacios, y te ayudará a sentirte preparado cuando empieces a consultar con los lugares, ya que estas son algunas de las primeras preguntas que te harán.

4. Consulta con los locales. Ahora que tienes un plan en marcha, es el momento de consultar el lugar de celebración. Cada uno de los locales de Clique Hospitality Group dispone de una página web que incluye información sobre cómo ponerse en contacto con los posibles eventos privados o cenas de grupo. Consultar con el local te permitirá explicar tus necesidades y deseos al responsable de eventos privados, y podrás discutir la logística del evento, incluyendo las fechas disponibles, la capacidad, etc. Consultar con el local y averiguar los detalles le permitirá empezar a planificar en serio.

Hospitalidad en Las Vegas(Fuente: Página de Facebook de la Cantina Mexicana Borracha)

5. Comience a planificar. Ahora que ya has elegido el lugar de celebración, puedes empezar a planificar en serio. Esto es lo más divertido: determinar la lista de invitados, encargar y enviar las invitaciones, y considerar la decoración, las opciones de menú y otros detalles. Haz una lista de todas las cosas que tendrás que hacer para empezar a organizarte y priorizar tus tareas de la manera más eficiente.

6. Establezca un calendario. Cuando se planifica un evento, a menudo hay fechas vitales que intervienen en el proceso de planificación. Al principio del proceso de planificación, querrá establecer un calendario con las fechas clave y lo que se requiere o "debe" en cada una de ellas (por ejemplo, la fecha en la que se debe entregar el recuento final al lugar de celebración; la fecha en la que se han anotado las confirmaciones de asistencia en las invitaciones, etc.). Aunque creas que te vas a acordar de todo, no vale la pena dejarlo al azar. Haz un calendario y consúltalo a menudo durante todo el proceso de planificación.

7. Delegue cuando sea necesario. No es necesario que cargues con toda la planificación: sólo conseguirás estresarte y sentirte sobrecargado. Si la gente se ofrece a participar en el proceso de planificación, aprovecha su tiempo y energía. Por supuesto, debes ser inteligente a la hora de elegir a tus colaboradores en la planificación: elige a personas con las que te sientas cómodo trabajando y que creas que podrán cumplir con sus responsabilidades sin desfallecer. Delega las tareas en función de los puntos fuertes o los intereses de cada persona. Por ejemplo, un amigo o un socio superorganizado puede ser una buena persona para gestionar la lista de invitados y las confirmaciones de asistencia; a alguien con dotes artísticas probablemente le encantará encargarse de la decoración y los recuerdos de la fiesta. Crear definiciones claras para todos los que participan en la planificación facilita las cosas para todas las partes: para ti, para los invitados y para el lugar de celebración.